Lokien seurannan automatisointia sosiaali- ja terveydenhuollossa

Jo vuosia laki on vaatinut julkisia sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiota seuraamaan miten heidän asiakkaidensa tietoja käsitellään. Asiakasrekisterit ovat sähköisessä muodossa, joten seuranta tulee tehdä niiden muodostamien lokitietojen perusteella. Pääsääntöisesti seuranta tapahtuu vielä manuaalisesti, mutta ensimmäiset organisaatiot ovat jo ottaneet käyttöön keskitettyä ja automatisoitua lokienhallintaa.

Manuaalisessa seurannassa keskitytään yleensä päätietojärjestelmään, vaikka asiakastietoja käsitellään jopa kymmenissä erilaisissa järjestelmissä. Keräämällä kaikkien näiden järjestelmien lokitiedot yhteen keskitettyyn järjestelmään, voidaan samalla vaivalla seurata kaikkien järjestelmien lokeja yhden sijasta.

Keskitetyn lokienhallinnan avulla saadaan yhteen raporttiin sisällytettyä kaikkien asiakastietojärjestelmien tuottamat lokit ja automatisoitua erilaisten raporttien tuottaminen. Tällöin saadaan helposti tuotettua esimerkiksi raportti kaikista niistä tapahtumista, joissa tietyn potilaan tietoja on käsitelty jossain näistä järjestelmistä. Lisäksi raportti on helppo rajata vielä käyttäjäkohtaisesti niin, että ainoastaan yhden käyttäjän tietylle asiakkaalle kohdistuneet tapahtumat listataan.

Edellä kuvattu edellyttää kuitenkin vieläkin manuaalista seurantaa, joskin seuranta helpottuu huomattavasti. Jos kuitenkin olisi tiedossa, mitkä tapahtumat ovat niitä, joita pitää tarkastella tarkemmin, voitaisiin poikkeamien etsintä automatisoida ja lisätutkintaa vaativista tapauksista olisi mahdollista saada hälytys.

Lokitiedon rikastamisesta apua

Yksittäisten järjestelmien tuottamat lokit eivät kuitenkaan tällä hetkellä sisällä riittävästi tietoa, jotta automaattista seurantaa voitaisiin tehdä. Ratkaisuna tähän voidaan käyttää lokitietojen rikastamista. Rikastamisella tarkoitetaan lisätietojen liittämistä muista järjestelmistä jokaiseen lokitapahtumaan. Yksinkertaisimmillaan tämä voi tarkoittaa käyttäjätunnuksen perusteella haetun käyttäjän henkilötunnuksen liittämistä lokitietoon.

Hieman monimutkaisempi esimerkki voisi olla asiakassuhteen olemassaolotiedon lisääminen lokiin. Juuri julkaistu Lokivalvontaan perustuva hoitosuhteen varmistus -hankkeen loppuraportti kuvaa päättelysäännöt hoitosuhteen selvittämiseksi terveydenhuollossa. Raportin mukaan tähän tarvitaan tietoja itse lokin lisäksi ulkopuolisista tietovarastoista, kuten työajanseurannasta sekä identiteetinhallintajärjestelmästä.

Automatisoidussa lokien valvonnassa yksi tärkeimmistä asioista on juuri asiakassuhteen selvittäminen, joten lokien rikastaminen nousee tärkeään rooliin.

Rikastaminen ei kuitenkaan ole aivan ongelmatonta. Kaikki lokienhallintajärjestelmät eivät tue rikastamista tai rikastaminen on rajoitettua. Jos rikastamiseen tarvittava tieto on haettava useasta eri järjestelmästä, on tällä suora vaikutus suorituskykyyn lokeja kerättäessä. Lisäksi ajantasaisen tiedon saaminen ei ole välttämättä mahdollista; toteutuneet työvuorot voivat olla käytettävissä vasta useiden päivien jälkeen itse tapahtumasta.

Erillisen kannan käyttö

Yhtenä vaihtoehtona voisikin olla erillinen tietokanta, johon kerätään kaikki hoitosuhteen päättelyyn tarvittavat tiedot.

Kannasta muodostettaisiin joko suoraan raportit tapauksista, joissa hoitosuhdetta ei ole ollut tai olisi mahdollista viedä tiedot lokienhallintajärjestelmään, josta saadaan haluttaessa hälytykset poikkeamista. Tällöin tosin pelkkä raportti voisi olla riittävä, koska kyse ei kuitenkaan ole läheskään reaaliaikaisista hälytyksistä.

Sosiaali- ja terveydenhuolto on siis siirtymässä hyvää vauhtia kohti automatisoitua lokienhallintaa, joskin muutamia mutkia vielä lienee edessä. Lokimassojen valtavan määrän vuoksi manuaalinen lokien läpikäynti on neulan etsimistä heinäsuovasta, joten automatisointi onkin ainoa vaihtoehto.